みなさん、1つの発表に向けてプレゼンの準備をした経験はありますでしょうか。
社会人なら何かのプロジェクト、大学生なら授業やインターンと、そういう機会は意外と多いものです。
そんなとき皆さんは、パワーポイントをどのように作っていますか？
例えばですが、
「パワポ係が一人で夜中まで作る」
「メンバーそれぞれで作ってきてつなぎ合わせる」
ありがちです。
ただ、パワポ係一人が作ると、その人の負担が大きくなってしまったり、パワポが完成してから「あれ、ここってこうだっけ？」とメンバーとの認識のズレが生じてしまったりします。
メンバーそれぞれが作ってきたスライドを後からつなぎ合わせても、スライドの統一感が保てなかったり…
しかし、パワーポイントの共有機能を使えば、
なんとパワーポイントを複数人で同時に編集することが可能です！
今回はパワーポイントの共有機能と、共同編集するやり方をわかりやすく解説します。
パワーポイントを共有する方法
共同編集をするためには、同時に作業をしたいパワーポイントをメンバーに共有する、もしくはメンバーから共有してもらう必要があります。
よって、まずはパワーポイントのファイルを共有する方法から解説します。
パワーポイントのファイルを共有する
まずは大前提として、これから行う共有作業はOneDriveに保存してあるファイル内で行います。
まだパワーポイントをOneDriveに保存していない場合は、あらかじめ保存先を変更しておきましょう。
保存先がOneDriveになっていることを確認したら、共有したいパワーポイントのファイルを開き、右上の隅にある【共有】をクリック。
すると、このような画面が出ます。
ここでメールアドレスに直接リンクを送信する場合と、LINEなどを用いて手動でリンクを送信する場合とでやり方が分かれます。
- メールで直接送信したい場合➡メールアドレスを打ち込み、【送信】を押す。
- LINEなどにリンクを貼り付けたい場合➡【リンクのコピー】を押して相手に送信。
パワーポイントを共同編集する方法
共有されたパワーポイントを他の人が編集している時、パワーポイントの右上に参加者のアイコンが出てきます。
また、他の人が現在編集を加えているスライドの右上にも、そのメンバーのアイコンが表示されるようになります。
誤って同時に同じスライドに編集を加えないように注意しましょう。
共同編集に便利なコメント機能
共同で編集をしている時に使うと便利な機能として、コメント機能を紹介します。
コメント機能は、スライド内の図形や文字にコメントを残すことができるというものです。
この機能を使うことで、共同で編集をしているメンバーに対して修正ポイントを指摘するなどといったことができます。
コメントを付けたい図形や文字を選択してから、右上の【コメント】と書かれたボックスをクリックしましょう。
すると、右側にコメントを表示する画面が表示されるので、【新規】をクリックしてコメントを入力していきましょう。
コメントの作成が終了した後は、コメントをつけた図形や文字の右上にオレンジ色の吹き出しマークがあらわれます。
パワーポイントの共同編集で作業効率UP！
今後はオンライン上で会議やプレゼンをする機会が増えると予想されており、パワーポイントを共同で編集する必要性もそれに伴って高まると予想されます。
効率よくパワーポイントを作成するために、共同編集のやり方を覚えておくと良いですね。
では、また別の記事でお会いしましょう。
