パワーポイントにエクセルで作成した表の貼り付け・埋め込みをする方法

資料作成に良く使うツールは2つあります。
それは、パワーポイントとエクセルです。(諸説あります)

エクセルで作成した表をパワーポイントに貼り付ける画像

もちろん、パワーポイントにも表を作成するツールはあるのですが、計算機能が使えるエクセルでデータをまとめて、それをパワーポイントに貼りつける方が手軽ですし、間違いも少なくなります。

ということで、今回はパワーポイントにエクセルで作成した表を貼り付ける方法を紹介します。

 

エクセルのデータをコピーしておく

エクセルで表をコピーする画像

まずはエクセルでパワーポイントに貼り付けたい表の範囲をコピーしておきましょう。
表の範囲を選択した後に【Ctrl+C】ですね。

 

パワーポイントにおける貼り付けのオプション

その後にパワーポイントに戻り右クリックをすると、貼り付けの方法がいくつか出てきます。

貼り付ける方法は、目的によって大きく3種類に分けられます。

・もう表はいじらないので、そのまま貼り付けたい
・貼り付けた後も、パワーポイント上で編集できるようにしたい
・貼り付けた後も、エクセルの編集内容が反映されるようにしたい

ここからは、それぞれのメリットとやり方を解説していきます。

そのまま貼り付ける方法

貼り付けのオプションで【図】を選択する

まずは最もスタンダードなやり方で、エクセルの表を画像のようにして貼り付ける方法です。
右クリック後に【図】をクリックしましょう。

 

エクセルの表を図として貼り付けた場合

すると、エクセルの表を一度図として保存し、そこから画像として貼り付けてくれます。

メリットとしては、画像として貼り付けられていることです。
表を拡大・縮小した時に文字の大きさも一緒に変わってくれます。

ただし、注意点としては後からデータを書き換えることができません。
確実に完成した!と思ってから貼り付けるならこのやり方が安全です。

パワーポイント上で編集できるように貼り付ける方法

先ほどの方法では、貼り付けた後にデータを編集することができません。

ここから紹介するやり方は、貼り付けた後でもパワーポイント上で表の編集ができます。

貼り付け先のスタイルを使用する

貼り付けのオプションで【貼り付け先のスタイルを使用】を選択する

右クリックしてから、【貼り付け先のスタイルを使用】を選びましょう。
この貼り付け先というのは、パワーポイントのことを表しています。

 

エクセルの表を貼り付け先のスタイルを使用して貼り付けた場合

【貼り付け先のスタイルを使用】を選択すると、パワーポイントで表を作った時と同じレイアウトで表を作成してくれます。

表の中のテキストは自由に編集できますが、表全体を拡大・縮小しても文字の大きさは変わらないので、フォントサイズは手作業で調整する必要があります。

元の書式を保持する

貼り付けのオプションで【元の書式を保持】を選択する

右クリックしてから、【元の書式を保持】を選びましょう。
この元の書式というのは、エクセルで設定した書式(=デザイン)を指しています。

 

エクセルの表を元の書式を保持して貼り付けた場合

パワーポイントの書式ではなく、エクセルで設定した書式通りに貼り付けられました。エクセルで表のデザインをアレンジした時はこのやり方が良いでしょう。表の中身は自由に編集できます。

なお、こちらもフォントサイズは手作業で変える必要があります。

TIPS!! 拡大・縮小時に文字サイズも一緒に変わってほしい時

【貼り付け先のスタイルを使用】【元の書式を保持】で拡大・縮小をした際には、先ほどの画像のように文字サイズまでは一緒に変わってくれませんが、ある方法を使うと文字サイズも一緒に変わってくれるようになります。

表をShiftキーを押しながら拡大する

拡大・縮小をする際に、縦と横の縮尺が同じになるようにShiftキーを押しながら調整すると文字サイズも一緒に変わってくれます。

テキストのみ保持する

貼り付けのオプションで【テキストのみ保持】を選択する

右クリックしてから、【テキストのみ保持】を選びましょう。
表の中に入っている文字のみが貼り付けられます。

 

エクセルの表をテキストのみ貼り付けた場合

エクセルで作った表の枠線や色を含めた設定が全てリセットされ、純粋な文字だけが貼り付けられています。
場合によっては、上の画像のようにレイアウトが崩れてしまうこともあります。

例えばですが、表のデザインを自分で行いたい!という時には使えるかもしれません。もちろんテキストは自由に編集できます。

埋め込みをする

貼り付けのオプションで【埋め込み】を選択する

右クリックしてから、【埋め込み】を選びましょう。
この埋め込みはかなり特殊なやり方です。

 

エクセルの表を埋め込みした場合

見た目は【図】として貼り付けられた時と似ていて、表を拡大・縮小すると文字の大きさも一緒に変わります。
ただし、ここにはエクセルが埋め込まれており、ダブルクリックをすると…

 

パワーポイント内でエクセルの操作ができる

このように、パワーポイント内であるにも関わらず、エクセルの表示が出てきます。
例えば、データの行を増やしたり関数を入れたりという、エクセル特有の操作をパワーポイントの中で行うことができるため、便利です。

ただし、こちらの埋め込まれたエクセルを編集しても、データ元であるエクセルには編集が反映されないので注意してください。あくまでパワーポイントに埋め込まれた表のみが編集されます。

エクセルのリンクを貼り付ける方法

最後に紹介するやり方は、エクセルの変更に合わせてパワーポイント側に貼り付けられた表にも編集が反映されるやり方です。

データが追加されたり、変わってしまった時に、エクセル側で修正をすればその編集がパワーポイントにも反映されるのでとても便利です。

形式を選択して貼り付ける

エクセルの表をコピーします。
先ほどまでは右クリックをしていましたが、今回は【ホーム】タブの【貼り付け】から【形式を選択して貼り付け】を選択します。

 

エクセルのリンクをパワーポイントに貼り付ける

この画像でマークされている通りに選択します。
【リンク貼り付け】にチェックを入れ、貼り付ける形式は【Microsoft Excel ワークシート オブジェクト】のままにします。完了したらOKを選択してください。

 

パワーポイントにエクセルのリンクを貼り付ける

見た目は【図】として貼り付けた場合と同じで、表を拡大・縮小すると文字の大きさも一緒に変わります。
しかし、エクセルでの操作による編集内容が反映されるという違いがあります。

 

エクセルの表を編集する

例えば、エクセルの方で7番の生徒の数学の点数を100点にしてみると…

 

エクセルの編集に合わせてパワーポイントの表も変わる

パワーポイントに戻った際にも編集が反映されています!
とても便利な機能ですが、念のため編集内容が反映されているかは自分の目でも確かめるようにしましょう。

パワーポイントとエクセルを使いこなそう

今回はパワーポイントをエクセルと連動させ、表を貼り付けたり埋め込んだりする方法を詳しく紹介してきました。

複数のオプションを使い分けられると、パワーポイントでの資料作成がスムーズに進むはずです。

では、また別の記事でお会いしましょう。

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