パワーポイントをPDFで保存して、スマホから開いてもレイアウトを美しく保つ

パワーポイント(=パワポ)の資料が欲しい!と言われたことはありますか?

そんな時にLINEやメールなどでファイルを送ると思いますが、送信先で開いたパワーポイントが崩壊してしまうことがあります。
そうなってしまったら目も当てられません。

特にスマートフォンでファイルを開くときに、その事件は多発します。

パワーポイントのスライド
フォントが崩れてしまったパワーポイントのスライド
事件として多いのは、このように自分が作成したパソコンからほかの端末にデータを移す際パワーポイントのフォントやレイアウトが崩れることです。

これではせっかく作ったパワーポイントが台無しになってしまいます。

プレゼン資料の配布を行う際には、誰がどの端末で開いても
同じようにパワーポイントのスライドを見ることができるような、再現性が必要です。

今回は資料を配布する時に必須な、このテクニックについて紹介していきます。

誰がどの端末で見ても崩れない、パワポのPDF化と画像化

レイアウトが崩れる原因

そんな致命的な事故ですが、何より厄介なのは引き起こす要因が多いことです。
例えば…

・スマートフォンなどでパワーポイントを開く(←今回のメイン!)
・WindowsからMacなど、別のOSでパワーポイントを開く
・送信元と送信先のパワーポイントのバージョンが異なる
・使用したフォントが送信先にダウンロードされていない

こういった場合、先ほどのようなフォントやレイアウトの乱れが起こり得ます。
 
かといって、相手に「何のOS使ってますか??」とか「パワーポイントのバージョンって何です??」などと確認するのも大変ですよね。「分かりません」とか言われたら、運に任せるしかありません。
 
しかし、実はパワーポイントにはスライドの形を完璧に保つための機能が付いています。

それが、PDF化と画像化です。
この方法を使えば、誰がファイルを開いても崩壊しないようにすることができます!

スライドのPDF化(簡単で、一般的)

まず紹介するのは、スライドのPDF化です。

スライドの保存形式を変更する

保存画面に移動する

ファイルタブを選択する
パワーポイントを名前を付けて保存する
左上の【ファイル】タブをクリックして、【名前を付けて保存】をクリックする。

名前を付けて保存する

パワーポイントを名前をつけて保存する

すると、ファイル名と保存場所を決める画面に移動します。
PDF化したパワーポイントであることが分かるようにファイル名を付け、わかりやすい場所を保存先に指定しましょう。

ここまでは通常のパワーポイントの保存方法と同じですが、まだ【保存】を押してはいけません!
ここで保存してしまうと通常の形式のパワーポイントになってしまいます。

重要なのはここからです。

保存形式の選択画面を開く

パワーポイントの保存形式を選択する

ファイル名の入力欄のすぐ下、【PowerPointプレゼンテーション】と書いてあるボックスがあるはずです。

【PowerPointプレゼンテーション】と書かれたボックスの右端の三角形をクリックする。

保存形式をPDFにする

パワーポイントの保存形式としてPDFを選ぶ

右端の三角形をクリックすると、下にファイルの形式名がズラッと出てきます。

上から4番目にある【PDF】をクリックする。

PDFへの保存形式の変更ができたら、【保存】を押します。
これでPDF化は完了です。

 

スライドの画像化(難しいけど高画質)

ここまで紹介したのはスライドのPDF化ですが、PDF化されたものをスライドショーとして投影することはできません。
(外部のソフトを使うことで可能なのですが、これは別の記事で紹介をします)

2つ目に紹介するのは、先ほどと同じく形を保てるだけでなく、スライドショーでの表示に外部のソフトを必要としないスライドの画像化という方法です。
画像化の方が画質を高く保ったまま保存ができるため、おすすめです。

画像化の設定方法は1つ目のやり方と途中まで全く同じです。

スライドの保存形式を変更する

保存画面に移動する

ファイルタブを選択する
名前を付けて保存する
【ファイル】➡【名前を付けて保存】をクリック

保存形式選択画面を選ぶ

パワーポイントの保存形式を選択する

【PowerPointプレゼンテーション】と書いてあるボックスの右端にある三角形をクリックする。 

保存形式を画像化プレゼンテーションにする

保存形式としてPowerPoint画像化プレゼンテーションを選択する

そうするとファイルの形式名が色々と出てきます。先ほどは【PDF】を選択しましたが、今回は違います。

下から3番目の【PowerPoint画像化プレゼンテーション】をクリックする。

最後に【保存】を押します。
これで画像化は完了です。

アニメーションは表示できない

先ほど紹介したPDF化と画像化は便利ですが、ひとつ致命的な欠点があります。
それは、アニメーションが全て消失するという点です。

配布資料にはアニメーションは不要ですが、プレゼンにおいてアニメーションはスライドに動きをつけるスパイスの役割を果たしてくれます。

よって、プレゼンで使うのはpptxファイルが良く、PDF化や画像化したパワーポイントのファイルはあくまで配布用として使いましょう。

pptxファイルとPDFファイルの違い

ただし、pptxファイルについては、投影した際にフォント崩れが起こらないようにフォントの埋め込みをしておくことが必要です。
フォントの埋め込みについては過去の記事でも紹介しています。

▶パワーポイントのフォントが崩れないように埋め込みをしよう!

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お気に入りのフォントをダウンロードして作った渾身のパワーポイント(=パワポ)、いざプレゼン本番にプロジェクターで写してみると、、「あれっ、、フォントが崩れてる!!?」設定したはずのフォントが勝手に違うものに変わっ[…]

 

まとめ

パワーポイントのPDF化、画像化のやり方はマスターできましたか?
これがスムーズにできると、配布資料などもスマートに作成することができます。
必ずできるようにしておくと良いですね。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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