【パワーポイント】発表者ツールを使ったカンペの作り方を解説

パワーポイントを用いてプレゼンテーションをする際に、是非とも使ってほしいのが発表者ツールです。

発表者ツールとは、簡単に言うと「プレゼン本番にカンペを見ることができる優れもの」です。もちろん入念にプレゼン練習ができるときにはあまり必要ない機能かもしれませんが、準備時間が十分にとれない時はかなり重宝します。
 

発表者ツールの使用画面

これは実際のPC画面です。

カンペ部分と示したところに話すことを箇条書きで書いたり、場合によってはプレゼンの原稿を丸々書くこともできます。


発表者ツールの見え方

もちろん、発表者ツールはプレゼンターだけが見ることができます。

プロジェクターなどでパワーポイントを投影した際には、聴衆にはオレンジ色のスライド部分しか見られないので、聞き手にはカンペを使っていることはわかりません。

本サイトは、このとても便利な発表者ツールの使い方をどこよりも詳しく紹介しています。順を追って説明するので、ある程度ご存知の方は目次から目的の場所までスキップしてみてください。
 

発表者ツールでノートを表示する

発表者ツールのカンペ部分(=ノート)の作成

まずは、発表者ツールを使った時にカンニングペーパーとして読み上げる文章、ノートを作成していきましょう。

ノートを呼び出す方法 


パワーポイントでノートを出す方法
パワーポイントの右下にある【ノート】と書いてある部分をクリックすると、上の画像のようにノートがスライドの下に現れます。
 

原稿を作成する

パワーポイントでノートに原稿を書き込んでいる画像

今までなかったところにポンとスペースが出来るので少し困惑するかもしれませんが、ここに原稿やメモを書き込んでいきます。ここで書き込んだ内容が、冒頭でお見せしたようなカンペにそのまま入ります。

発表者ツールでは同時に表示できるノートの量には限りがあるので、原稿を全て書いてしまうというよりは、そのスライドで何を伝えたいのかということを箇条書きのように記しておくのが個人的なおすすめです。

発表者ツールの開始方法

では、パワーポイントのスライド内にノートが作成できたところで、次はプレゼン中に発表者ツールを表示する(=カンペを見る)方法を紹介します。

プロジェクターやモニターで繋ぐ場合

まずは当日にプロジェクターやモニターにパソコンを繋いで、パワーポイントを投影する際のやり方です。 

モニターの設定を確認する


スライドショーのモニターをチェックする
【スライドショー】タブの【モニター】が自動になっていて、【発表者ツールを使用する】にチェックが入っていることを確認しましょう。
初期設定では発表者ツールを使用するにチェックが入っているので、プロジェクターやモニターに繋いだら自動的に発表者ツールが出てきます。
 

パソコン1台で使う場合

次は、プロジェクターやモニターを必要とせず、パソコン1台で発表者ツールを使う方法です。例えば、パワーポイントを作った後に内容を確認したい時や、当日のプレゼン練習のために使うことができます。

スライドショーを開始しても発表者ツールが現れない

パワーポイントのスライドショーに発表者ツールが出ない

しかし、このようにパソコン1台でスライドショーを開始する時は、【発表者ツールを使用する】にチェックが入っていても発表者ツールが開かれません。

そこで、パソコン1台でも発表者ツールを使用する方法を紹介します。

右クリックから発表者ツールを表示する


スライドショー中に発表者ツールを表示する方法
右クリックで画像のように【発表者ツールを表示】と出てくるので、選択しましょう。すると、プロジェクターやモニターに繋いだ時と同様に発表者ツールを表示することができます。

発表者ツールの使い方

簡単な操作方法

発表者ツール画面の見方

発表者ツールの画面

  1. 【Esc】もしくはこのボタンを押すことで、スライドショーを停止できる。PC1台の場合、再度スライドショーを開始した時に発表者ツールをもう1度呼び出す必要がある。
  2. 次のスライドの内容がわかる。アニメーションが動作する前のレイアウトが出ているので注意。
  3. スライドのカンペ部分。左下の【Aアイコン】から文字の拡大/縮小ができる。
  4. 今のスライドが全体の何枚目かが表示されている。左右の矢印もしくはキーボードの上下左右、エンターキーとバックスペースキーでスライドの移動ができる。

発表者ツールの表示を消す方法

発表者ツールを表示/非表示する方法

発表者ツールの表示を止めたい時は、右クリックもしくは上の画像のアイコンをクリックしてメニューバーを出し、【発表者ツールを非表示】を選択しましょう。

常に発表者ツールを表示しないようにする

発表者ツールの表示を常に停止する方法

プロジェクターやモニターに繋いでスライドショーを開始した時に、発表者ツールが邪魔だと感じる方は設定を変更することができます。

【スライドショー】タブから【発表者ツールを使用する】のチェックを外しましょう。

※Zoomで使う時は要注意!!

PC1台で発表者ツールを使うやり方は、Zoomなどのオンライン会議でも利用できます。(むしろプレゼン要素が薄まるので、原稿を見られるようにしておくことは大事です)

しかし、1つだけ注意点があります。
それは、

発表者ツールが全員に見えてしまう

Zoom中は参加者に発表者ツールが見えてしまう

これは、Zoomの参加者(プレゼンを聞いている人)から見たパワーポイント画面です。

Zoomでは画面共有という機能を使ってパワーポイントの画面を参加者に見せることができるのですが、共有しているのはあくまでPCの画面なので、このように発表者ツールが参加者全員に見られてしまうのです。

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まとめ

発表者ツールはプレゼンテーションをする上で、いざという時に役立つ優れた機能です。

自分の発表を整理するという意味でも有効なので、ノートに箇条書きでもいいので伝えたいことをカンペとして書き記しておきましょう。

では、また別の記事でお会いしましょう。

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