パワーポイントのノートっていつ使うの?使い方を解説!

何度やってもプレゼンテーションは緊張しますよね。

特に、パワーポイントには書かずに口答で説明しようと思っていた内容を、プレゼンが終わった後に「あ!しゃべり忘れた!」と後悔することは良くあると思います。

そんな時に、プレゼンターの「救世主」となってくれるのがノート機能です。 今回は、そんな救世主について使い方を解説していきます。

パワーポイントにおけるノートの使い方

プレゼンテーションにおけるカンニングペーパー

プレゼンターにとってのノートは「救世主」だというお話を冒頭でしましたが、具体的にはどのようなシーンで役立つのでしょうか。

例えば、プレゼンを100人の前でする時のことを考えてみてください。

プレゼン慣れしていない方だったら確実に、緊張でガチガチになってしまいますよね。

原稿をせっかく覚えてきた原稿も、吹き飛んでしまうかもしれません。

カンニングペーパーを読みながらプレゼンテーションを行う

そんな時にノートを用意しておけば、言ってしまえばプレゼンの「カンニングペーパー」が目の前に置いてあるようなものです。

みなさんの大事なプレゼンを成功させる手助けをしてくれそうですね。

印刷しても良いし、発表者ツールとしても使える

そんなノート機能ですが、作った後はどのようにして利用するのでしょうか。 使用例は2つあります。

印刷して手に持って使う

パワーポイントでノートも一緒に印刷する

普通、パワーポイントの印刷をするときはスライドのみを印刷します。(配布する資料の場合はノートに書いてある内容を見られたくないでしょうし、なおさらですね)

しかし、上の画像のように、1部だけ自分のプレゼン用にノートを含めた資料を印刷しておくと便利です。  

プレゼン用に発表者ツールとして使う

パワーポイントでプレゼン中に使える発表者ツール

発表者ツールとは、プレゼン中にパソコン画面上で使用することのできるツールです。

上の画像のように、プロジェクターなどでパワーポイントを投影した際にオレンジ色のスライド部分しか映らないので、聞き手にはカンペを使っていることはわかりません。

このように、ノートを作っておくと、様々な形式のプレゼンに対応することが出来ます。  

ノートの作り方

ここから先は、ノートを作るタイミングに応じて操作方法が変わってきます。

スライド作成と並行してノートを作る

多くの方が使っているやり方は、恐らくですがこちらだと思います。

ノートを出す

パワーポイントでノートを表示する方法

パワーポイントの右下にある【ノート】と書いてある部分をクリックすると、上の画像のようにノートがスライドの下に現れます。もう一度【ノート】をクリックすると閉じます。
 

原稿を作成する

パワーポイントのノートに原稿やメモを書き込んでいく

このスペースに原稿やメモを書き込んでいきます。ここで書き込んだ内容が、冒頭でお見せしたようなカンペにそのまま入ります。

原稿を全て書いてしまうというよりは、そのスライドで何を伝えたいのかを箇条書きで記しておくのが個人的なおすすめです。

 

スライドを作り終わってからまとめてノートを作る

もう1つが、スライドを作り終わってからまとめてノートを作る方法です。  

ここからは、先ほどとは違うやり方でノートを表示します。

パワーポイントでプレゼンテーションの表示をノートに設定する

【表示】タブの【プレゼンテーションの表示】を、【標準】から【ノート】に変更しましょう。
パワーポイントを作成している間はスライドを編集する【標準】という表示の状態になっています。
この状態でも、先ほどのようにノートアイコンをクリックすることでノートを編集できますが、【標準】から【ノート】に表示を変更することでノートだけを詳しく編集する画面を呼び出すことが出来ます。

 

パワーポイントのノート編集画面
プレゼンテーションの表示を【ノート】に変更すると、ノートの編集画面に移動します。
ここでは、スライド1枚1枚のノートを編集することができます。(右側のバーもしくはキーボードの「↑」「↓」でスライドの移動が出来ます)
ここでは、印刷された時のノート用にフォントの種類や大きさ、色などを指定することが出来ます。
上の画像でも、一部の文字の大きさと色が変わっていますよね。

 

パワーポイントの標準画面では、ノートのフォントサイズや色は反映されない
ただ、ノートを編集した時にはフォントサイズや色が変化しましたが、プレゼンテーションの表示を【標準】に戻すと、太字以外は反映されていません。
(ちなみに、【ノート】の状態でスライドをダブルクリックしても元に戻ります)
一部の編集は印刷用にのみ反映されると覚えておきましょう。
ちなみにですが、【ノート】の状態ではスライドの編集ができません。例えば図形をスライドの上に置いても、【標準】に戻すと図形は消えてしまいます。
よって、【ノート】はパワーポイントのスライドを全て作り終わった後に編集するのが安全でしょう。

プレゼンテーションでノートを活用する

ノートが作り終わったところで、プレゼンテーション中にノートを活用する方法を見ていきましょう。

印刷してカンニングペーパーにする

1つ目はノートと一緒に印刷してカンニングペーパーとして使う方法です。

パワーポイントでノートを印刷する

印刷する時に【印刷レイアウト】を設定することが出来ます。

その際に、印刷レイアウトで【ノート】を選択しましょう。

 

パワーポイントで印刷されるノートにはフォントサイズや色が反映される

すると、このようにノートが印刷画面に表示されます。

先ほど作成したノートがスライドの下に入っていますね。ちなみにこちらには先ほどのフォントサイズや色の変更が反映されます。

これで、当日に紙の資料を手に持って発表に臨むことが出来ます。

 

スライドショーに発表者ツールを表示する

プレゼン当日にパソコン画面を見ながらノートの内容を読みたい時には、発表者ツールを使います。

プロジェクターやモニターで繋ぐ場合

まずは当日にプロジェクターやモニターにパソコンを繋いで、パワーポイントを投影する際のやり方です。

パワーポイントでスライドショーの設定を確認する

【スライドショー】タブの【モニター】が自動になっていて、【発表者ツールを使用する】にチェックが入っていることを確認しましょう。
初期設定で既に発表者ツールを使用するにチェックが入っているので、プロジェクターやモニターに繋いだら自動的に発表者ツールが出てきます。もしそうなっていたら特にいじらなくてOKです。

パソコン1台で使う場合

次は、プロジェクターやモニターを使わずに、パソコン1台で発表者ツールを使う方法です。例えば、パワーポイントを作った後に内容を確認したい時や、当日のプレゼン練習のために使うことができます。

パソコン1台でスライドショーを開始するとこのような画面になります。

パソコン1台でパワーポイントのスライドショーを開始した場合、発表者ツールが出てこない

実は、このやり方の場合は【発表者ツールを使用する】にチェックが入っていても発表者ツールが開かれません。

そこで、パソコン1台でも発表者ツールを使用する方法を紹介します。

 

パワーポイントのスライドショー中に右クリックをして、発表者ツールを表示する

右クリックで画像のように【発表者ツールを表示】と出てくるので、選択しましょう。すると、プロジェクターやモニターに繋いだ時と同様に発表者ツールを表示することができます。
ちなみに、発表者ツールの詳しい使い方はこちらの記事を合わせてお読みください。
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パワーポイントのノートは大事な下準備!

パワーポイントでノートを作っておくことは、プレゼンの下準備と言えます。

箇条書きでもいいのでノートを作っておくと、プレゼン全体の構想や流れもわかりやすくなるかもしれませんね。

では、また別の記事でお会いしましょう。

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